Les réflexes indispensables pour un ostéopathe qui s’installe : répondre au téléphone (#3)
On en convient, il n’est pas toujours évident de répondre au téléphone lorsque l’on est ostéopathe. Il se peut par exemple que vous soyez déjà en consultation lors d’un appel, mais n’oubliez jamais : un patient qui vous contacte sur Internet, sans vous connaître, appellera l’ostéopathe suivant si vous ne lui répondez pas ! Dommage pour lui me direz-vous d’être passé à côté du meilleur ostéopathe de la ville… mais aussi, dommage pour vous d’être passé à côté d’un patient, sans doute sympathique, et qui, sans aucun doute, aurait fait du bien à vos finances de jeune ostéo !
Décrochez votre téléphone !
Une fois votre site internet et votre page Google My Business créés (cf voir article #2), le plus dur reste à venir puisqu’il vous faudra bien maîtriser un outil technologique d’une complexité parfois désarmante sans lequel aucun patient ne sera possible : votre téléphone ! En effet, nombreux sont les ostéopathes en début d’activité à se plaindre du peu d’appels reçus, mais nombreux également sont ceux qui ne semblent pas maîtriser la touche « décrocher » de leur smartphone, ou même le rappel de patients potentiels les ayant contactés au préalable. Heureusement, dans cet article nous allons vous donner quelques astuces que vous ne trouverez même pas sur les sites internet des géants de la téléphonie mobile !
Démonstration du manque à gagner d’un simple appel non décroché
En nous basant sur les données récoltées auprès de Oostéo, dont l’objectif numéro un est d’apporter des appels aux ostéopathes, sur une base de 100 appels fournis, à peine 30 sont répondus par les praticiens. En prenant comme hypothèse des honoraires de 50 euros par séance, et le fait que vous allez voir votre patient 1,5 fois par an, et que ce dernier par le bouche à oreille va vous apporter 2 autres patients (enfin, prenez moins si vous êtes pas très bon… 🙂 ), nous arrivons au calcul suivant :
Alors imaginez quand dans une journée, vous ratez 3 appels, vous perdez près de 2500 euros ! Soit l’équivalent de 1 semaine dans les caraïbes en pension complète pour vous perfectionner en ostéopathie aquatique ou, moins glamour mais toujours bon à prendre, l’équivalent de 4 ans de factures EDF pour votre cabinet ! On regarde ce que ça fait quand sur 1 mois si vous en ratez 10 ? Non ça va vous avez compris… ^^
Nos conseils pour ne pas perdre de patients
Morale numéro 1 : mieux vaut ne pas oublier d’enlever le « mode avion » quand vous vous levez le matin.
Morale numéro 2 : mieux vaut ne jamais manquer un appel d’un numéro de portable que vous ne connaissez pas (vos patients fidèles sont déjà enregistrés dans votre portable et pourront toujours patienter quelques minutes)
Morale numéro 3 : peut-être est-il temps d’envisager de faire appel aux services d’un secrétariat, après tout c’est un gain de temps et de rendez-vous, et c’est déductible de charges ! Puisque différentes formules existent, nous avons réalisé l’essentiel du travail de recherche pour vous dégoter la crème de la crème du secrétariat, le N’Golo Kanté de la prise de rendez-vous téléphonique, qui suit le principe simple du paiement à l’appel reçu, vous évitant donc des dépenses superflues supplémentaires. En effet, vous ne payez que lorsque l’on cherche à vous contacter, et non de façon forfaitaire. De plus, cette formule vous offre la possibilité de répondre au téléphone lorsque vous êtes disponible et de basculer vers la solution de secrétariat lorsque vous êtes occupé(e) (par exemple en pleine séance, en magasin ou dans votre petit moment d’intimité post café-clope). Enfin, cette formule est labellisée « made in France », ce qui évitera à votre patient d’avoir l’impression d’appeler son conseiller SFR. Pour connaître le nom de l’agence à laquelle nous faisons référence, n’hésitez pas à nous contacter par message ou coup de fil ici ou par MP sur Facebook.
Morale numéro 4 : (update) il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes de prise de rendez-vous (et agenda) en ligne, avec la possibilité d’envoyer des textos de rappel à vos patients. Cela a pour but de vous alléger du poids du téléphone en poche durant vos consultations, ce qui offre par conséquent davantage de confort à votre patient durant la séance, tout en laissant à votre futur patient la liberté de consulter votre agenda en ligne, afin de prendre rendez-vous au créneau qui l’arrange le plus. Évidemment, de nombreuses plateformes proposent actuellement ce type de service, c’est pour cette raison que nous avons utilisé, expérimenté et comparé les différentes plateformes pour notre cabinet d’ostéopathe. Le résultat est sans appel (pour ceux qui auront compris le jeu de mots) : ZenRDV propose un agenda en ligne (avec la possibilité de prise de rendez-vous + texto de rappel), ainsi qu’un envoi de factures au patient (et plein d’autres fonctionnalités) pour un budget défiant toute concurrence :
39€ TTC/mois (20€ TTC/mois pour les membres du réseau Oostéo).
Pour en savoir plus, consultez notre article ZenRDV l’agenda de prise de RDV et de SMS de rappel conçu pour les ostéopathes.
Solution : Comment répondre au téléphone ?
Si vous possédez un iPhone par exemple, nous vous avons découpé le tuto en deux :
- Dans un premier temps, votre clavier est verrouillé, cas classique lorsque l’on est en séance, il s’agit de l’écran de gauche. Pour répondre, rien de plus simple que de glisser votre doigt (plus communément le pouce ou l’index, mais certains peuvent se chauffer et tenter de le faire avec l’auriculaire) de la gauche vers la droite.
- Dans le second cas, votre écran est déverrouillé, il suffit de décrocher en cliquant sur la touche verte de votre écran (si vos mains sont mouillées, vous pouvez le faire avec votre nez, testez-le chez vous, pour nous ça fonctionne !)
Bien évidemment, cet article a été rédigé dans un registre satirique ayant pour but de faire sourire, tout en faisant prendre conscience d’un besoin fondamental quand on débute son activité d’ostéopathe, qui est de développer sa patientèle. Découvrez nos autres articles pour réussir votre installation en tant qu’ostéopathe !
Relire nos articles pour réussir votre installation
>> Les réflexes indispensables pour un ostéopathe qui s’installe (#1) – Création Google My Business
>> Les réflexes indispensables pour un ostéopathe qui s’installe (#2) – Création d’un site Internet
